複数の書類を1つのPDFにまとめて提出する

『まとめて再送して』と言われる前に

なぜ1つにまとめるのか

単に見た目の問題ではありません。実務上の理由が4つあります。

• 提出フォームが1ファイルしか受け付けない。申請サイトや採用システムのアップロード欄は、1つしかないことが珍しくありません。3点あるからといって3回送信するわけにはいきません。
• 相手の手元で散らばらない。3つのファイルを別々に送ると、受け取った側はそれを1つのフォルダにまとめる作業を強いられます。転送されるうちに1つだけ抜け落ちることもあります。
• 順序を自分で指定できる。バラバラに送ると、相手はファイル名の五十音順やアルファベット順で開きます。読んでほしい順序があるなら、まとめて順番を固定するのが確実です。
• 抜け漏れに自分で気づける。1つに結合する過程で全ページを見ることになるので、「本人確認書類の裏面を撮り忘れていた」といった不足にその場で気づけます。

手順

ステップ1　まとめる順序を決める

作業の前に、紙で提出するとしたらどう重ねるかを考えます。日本のビジネス文書では、おおむね次の順序が慣例です。

順序	入るもの
1枚目	送付状（かがみ）。何を何点送ったかの一覧を兼ねる
2枚目以降	主たる書類。見積書・請求書・履歴書など、相手が最も見たいもの
後半	添付資料・補足資料。仕様書、内訳明細、職務経歴書など
最後	本人確認書類、登記事項証明書などの証憑類

送付状を先頭に置くのは、相手が最初に「これは何の書類か」を把握できるようにするためです。指定がある場合は、当然そちらが優先されます。

送付状に何を書けばよいか迷う場合、最低限これだけあれば成立します。宛先・差出人・日付・用件の一文・送付物の一覧と点数です。凝った文面は必要ありません。むしろ大事なのは点数を明記することで、「以上3点」と書いてあれば、受け取った側は自分の手元に3点そろっているかを確認できます。1点足りなければその場で気づいてもらえます。

なお、提出先から「送付状は不要」と言われている場合や、フォームの入力欄に用件を書く形式の場合は、無理に付ける必要はありません。相手の手間を減らすための1枚が、かえって余計な1枚になってしまうためです。

ステップ2　画像の書類をPDFにする

受け取った書類の形式がバラバラなことはよくあります。先方からのPDF、自分でスキャンした画像、スマホで撮った本人確認書類。これらを混ぜたまま結合しようとすると詰まります。

画像をPDFにまとめるで、画像形式のものを先にPDFへそろえておきます。この段階で向きも直しておくと、後の作業が楽になります。

ステップ3　結合して並べ替える

PDFの整理・並べ替えで、すべてのPDFを1つに結合し、ステップ1で決めた順序に並べます。

並べ終えたら、必ず全ページを通して確認してください。ページの上下が逆になっていないか、同じページが二重に入っていないか、白紙ページが紛れていないか。この確認を飛ばして送ってしまうと、相手からの指摘で初めて気づくことになります。

ステップ4　ファイル名を整える

最後に、受け取る側が困らない名前を付けます。ここは軽視されがちですが、相手の手元での扱いやすさに直結します。

避けたい名前	なぜ困るか
scan001.pdf	中身が分からない。他社からの同名ファイルと衝突する
20260729.pdf	日付だけでは何の書類か分からない
見積書（最新）②.pdf	丸数字などの機種依存文字は環境によって化ける。「最新」はすぐ最新でなくなる
御見積書 御中.pdf	空白が入るとシステムによっては扱いにくい

おすすめは 年月_書類名_差出人.pdf の形です。たとえば 202607_御見積書_かわたれstudio.pdf。これなら相手のフォルダで自然に日付順に並び、誰からの何かが一目で分かります。

つまずきやすい点

• 順序を決めずに結合してしまう。結合後の並べ替えは、ページ数が増えるほど面倒になります。先に決めるだけで作業時間が変わります。
• 向きの不ぞろいに後から気づく。結合前に各ファイルの向きをそろえるのが原則です。
• 容量が上限を超える。画像を多く含むと、結合後に数十MBになることがあります。その場合はファイルサイズの下げ方を参照してください。
• パスワードを同じメールに書く。後述のとおり、保護の意味がなくなります。
• 提出直前にまとめ始める。結合そのものは数分ですが、不足に気づいて撮り直す時間まで含めると余裕が要ります。締切当日の朝に着手して、本人確認書類の裏面が無いと気づくのが典型的な失敗です。前日までに一度通して並べておくと安全です。

ここで結合・並べ替えができます

よくある質問

複数ファイルを添付するのと1つにまとめるのは、どちらがよいですか？

提出フォームからの送信なら、1ファイルにまとめるのが無難です。アップロード欄が1つしかない場合が多いためです。メールで送る場合は相手次第ですが、3点以上になるなら1つにまとめたほうが親切です。ただし相手が特定の書類だけを別部署へ回す運用をしている場合は、あえて分けたほうが喜ばれることもあります。迷ったら初回に聞いてしまうのが早いです。

パスワードを付けたPDFを送るときの注意点は？

パスワードを同じメールの本文に書いてしまうと、保護の意味がほとんどなくなります。そのメールが誤送信されたり第三者に見られたりすれば、鍵も一緒に渡ることになるからです。電話やメッセージアプリなど、別の手段で伝えてください。なお近年は、パスワード付きファイルをメールで送る方式自体を受け付けない組織も増えています。相手の運用を先に確認しておくと安全です。

結合するとページの向きがバラバラになります

元のファイルごとに向きの情報が違うためです。結合してから直そうとすると手間がかかるので、結合する前に各ファイルの向きをそろえておくのが確実です。画像から作ったページが横向きになる場合は、画像の段階で回転させてからPDFに変換してください。

ファイルはサーバーに送られますか？

送られません。当サイトのツールはブラウザの中だけで処理し、ファイルをサーバーへ送信しません。契約書や個人情報を含む書類でも、社外にデータを出さずに扱えます。

もっと本格的にやりたい方へ

結合・並べ替え・向きの調整までは、端末内の処理で十分に足ります。ここまでが日常的な提出業務でやることのほとんどです。

その先、たとえば電子署名を入れる、相手に記入してもらうための入力フォーム欄を作る、PDFの本文そのものを直接書き換える、といった作業になると専用ソフトの領域になります。契約業務が定常的に発生するようになったら、そうしたソフトの導入を検討する段階です。

関連する手順として、領収書の写真を1つのPDFにまとめる手順もあわせてどうぞ。