領収書の写真を1つのPDFにまとめる手順

20枚のレシートなら、15〜20分で片づく

なぜ写真のままではいけないのか

領収書を撮っただけで放置すると、提出の直前に困ることになります。理由は主に4つあります。

• 順序が分からなくなる。カメラロールは撮影日順に並びますが、領収書の日付とは一致しません。後から撮り足した1枚が、まったく違う位置に紛れ込みます。
• 提出先が1ファイルしか受け付けないことがある。経費精算システムや申請フォームは「1件につき1ファイル」の指定が珍しくありません。
• 確認する側の負担が大きい。30枚の写真を1枚ずつ開いて確認するのは、受け取る経理担当にとってかなりの手間です。
• 容量が膨れる。最近のスマホの写真は1枚あたり3〜5MBになることがあり、30枚で100MBを超えます。メールにも申請フォームにも通りません。

PDFにまとめておけば、この4つがまとめて解決します。

手順

ステップ1　撮り方を整える

ここが仕上がりの大半を決めます。ポイントは影と反射を入れないことです。

蛍光灯を背にして真上から撮ると、自分の頭の影が領収書に落ちます。光源を正面か斜め前に置き、斜め上から撮ると影が入りません。テーブルの色は白か薄いグレーが扱いやすく、木目や柄物は後で余白を切るときに境目が分かりにくくなります。

レシートに多い感熱紙は、時間が経つと文字が薄くなって消えていきます。財布に溜めずに、受け取った週のうちに撮っておくのが確実です。

ステップ2　傾きを直す

撮った写真は、たいてい少し斜めになっています。画像の回転・傾き補正でまっすぐに整えます。

この作業を先にやる理由は、次のステップの切り抜きが楽になるからです。斜めのまま四角く切り抜こうとすると、必ずどこかの角が余るか欠けます。傾きを直してからなら、素直に四辺を詰められます。

ステップ3　余白を切る

画像の切り抜きで、机や床が写り込んだ部分を落とします。領収書の輪郭から数ミリ外側を残す程度が目安です。ぎりぎりまで詰めると、端の文字が切れる事故が起きます。

余白を切ると、それだけでファイルサイズも小さくなります。写真の面積が半分になれば、データ量もおおむね半分になるためです。

ステップ4　容量を下げる

画像の圧縮でサイズを落とします。ここで大事な考え方があります。

目安として、圧縮後に画面上で200%まで拡大しても金額の桁が判別できれば十分です。逆に、縮小表示で数字がにじむようなら圧縮しすぎです。1枚あたり300KB〜1MB程度に収まると、30枚まとめても扱いやすい大きさになります。

ステップ5　PDFにして並べ替える

画像をPDFにまとめるで、整えた画像をPDFに変換します。そのあとPDFの整理・並べ替えで、日付順に並べ替えます。

並び順は古い日付が先にするのが一般的です。確認する側が帳簿と突き合わせる順序と一致するためです。

ここで、まとめ方を2通りから選ぶことになります。

まとめ方	向いている人	注意点
月ごとに分ける	毎月の経費精算がある人、件数が多い人	ファイルが12個に増えるが、1件の差し替えが楽
年度末にまとめる	年1回の申告だけの人、件数が少ない人	1年分を後から整理するのは想像以上に重い作業になる

迷ったら月ごとをおすすめします。理由は、後から1枚だけ差し替えたくなる場面が必ず来るからです。「3月の交通費を1件入れ忘れていた」と気づいたとき、月ごとに分けていればその月のファイルだけ作り直せば済みます。1年分を1つにまとめていると、全体を開いて該当箇所を探し、並べ替え直すことになります。

年度末に提出用として1つにする必要が出たら、そのときに月別のPDFを結合すれば足ります。分けたものを後でまとめるのは簡単。まとめたものを後で分けるのは手間です。細かく作って後で束ねるのが、この種の作業の原則です。

つまずきやすい点

• 順序を入れ替えてしまう。先に圧縮してから切り抜くと、すでに情報が落ちた画像をさらに削ることになり、文字がつぶれやすくなります。切ってから圧縮が正しい順序です。
• 感熱紙の退色に気づかない。数か月前のレシートを撮ろうとして、すでに文字が消えかけていることがあります。撮影は早めに。
• ファイル名が後で分からなくなる。IMG_4821.pdf のままだと、半年後の自分が困ります。2026-07_経費_交通費.pdf のように、年月と用途を入れておきます。
• 1つにまとめすぎる。1年分を1ファイルにすると開くのが重く、差し替えも面倒です。月ごとに分けておき、必要なときだけ結合するほうが扱いやすくなります。

領収書をまとめるツール

よくある質問

領収書の原本は捨ててよいですか？

画像にしたからといって、必ず原本を処分してよいとは限りません。電子データでの保存が認められるには、保存方法について定められた要件を満たす必要があります。要件は改正されることがあるため、処分の判断をする前に国税庁の案内や顧問税理士に確認してください。迷う間は原本を残しておくほうが安全です。

スマホで撮った写真でも経費として認められますか？

重要なのは、日付・金額・宛名・発行者・但し書きといった必要な項目が読み取れることです。撮影機材そのものよりも、写っている内容が判別できるかどうかが問われます。ぼやけて金額が読めない、端が切れて日付が写っていないといった写真は、撮り直したほうが確実です。

何枚まで1つのPDFにまとめられますか？

仕組み上の上限はなく、端末の性能次第です。ただし実務上は、1つのPDFが大きくなりすぎると開くのに時間がかかり、確認する側の負担になります。月ごとに分けて30枚前後にとどめると扱いやすくなります。

ファイルはサーバーに送られますか？

送られません。当サイトのツールはブラウザの中だけで処理し、ファイルをサーバーへ送信しません。ページを開いたあとに通信を切っても動作することが、その証拠です。

もっと本格的にやりたい方へ

ここで説明した手順は、数十枚までを目視で並べ替えられる規模を前提にしています。この範囲なら、端末内の処理だけで十分に間に合います。

一方、次のような場面になると専用ソフトの領域になります。PDFの中の文字を検索できるようにしたい場合（画像のままでは文字として検索できません）、数百枚を機械的に処理したい場合、複数人で同じファイルに注釈を入れながら確認したい場合です。扱う量と用途が増えてきたら、そうした専用ソフトの導入を検討する段階だと考えてよいでしょう。

関連する手順として、複数の書類を1つのPDFにまとめて提出すると、「添付できない」を解決する ― ファイルサイズ制限の外し方もあわせてどうぞ。